E-mailloze dag, lumineus of zinloos?
E-mailloze dag, lumineus of zinloos?
28 November is het e-mailloze vrijdag in Nederland. In de Verenigde Staten bestaat dit fenomeen al langer. Een initiatief met het doel inefficient mailen tegen te gaan en het contact tussen collega's te verbeteren. Kan deze ene dag een verschil maken in vastgeroeste e-mailgewoontes?
Gunnar Michielssen, initiatiefnemer van de nationale e-mailloze vrijdag, denkt van wel. 'De e-mailloze vrijdag doorbreekt de vicieuze cirkel van alsmaar meer e-mails en het maakt de mensen bewust hoe ze met hun elektronische post omgaan, want teveel e-mails, onduidelijke of nietszeggende berichten en overdreven gebruik van cc of reply kosten de Nederlandse en Belgische economie jaarlijks vele miljarden euro's.' En dat kan wel kloppen, want in de Engelse krant de Telegraph stond zaterdag dat je per dag gemiddeld wel een uur kwijt bent aan het versturen en ontvangen van e-mail.
Tijdverspilling
Deze tijdverspilling zit niet eens in het lezen en beantwoorden van zinloze mails, maar gewoon in het even scannen van de inbox. Dat kost op zich niet zoveel tijd, maar de onderbreking van het gewone werk en het hervinden van de concentratie na het checken van de e-mail, is de crux. Het is de obsessie met mail die ons de das omdoet.
Communicatie-experts wijten het aan het feit dat we eigenlijk nooit hebben geleerd om te gaan met deze enorme stroom aan informatie en er maar zelden richtlijnen binnen een bedrijf zijn voor het e-mailverkeer. Niet gek dus dat e-mailen een bron van miscommunicatie en inefficientie kan zijn.
Denise Hulst, auteur van Efficient e-mailen, adviseert het management dan ook handvatten aan te bieden aan het personeel. Het management moet antwoord geven op de vragen als 'is het goed dat mensen dingen via de e-mail over de schutting gooien' en 'is het normaal dat je binnen een dag antwoord op een e-mail verwacht.'
Persoonlijk contact maakt gemotiveerder
We hebben ook behoefte aan persoonlijk contact en dat blijft beperkt door het constante e-mailen. Dit blijkt uit onderzoek van het bureau Motivaction. 91 Procent van de meer dan duizend ondervraagden denkt ook dat persoonlijk contact tot betere resultaten zou leiden. Het is in ieder geval goed voor de spirit: 94 procent geeft aan gemotiveerder te werken als er regelmatig contact is met collega's bij bijvoorbeeld de koffieautomaat.
Of een e-mailloze dag in het jaar daadwerkelijk inzicht zal geven in het eigen inefficiente e-mailgedrag valt nog te bezien. Risico is dat iedereen komende vrijdag alle mailtjes typt en ze pas na middernacht verzendt. Maar het kan in ieder geval geen kwaad om eens kritisch naar je e-mailtjes en inbox te kijken.
Hoe raak je de weg niet kwijt in je inbox.
Het is van belang om de functies van je e-mailprogramma ten volle te benutten. Vaak kun je met deze functionaliteiten al veel structureren. Want structureren is het keyword. Maak mappen aan als: 'meteen reageren', 'weten', 'lezen' en 'weggooien'. Controleer je e-mail op drie vaste punten op een dag en reageer dan dus meteen als dat nodig is en plaats de andere mailtjes in de daarvoor bestemde mapjes. Je kunt ook mapjes maken met alle projecten waar je mee bezig bent. Dat vind je alles ook makkelijk. Maar bovenal: verwijder alles wat je niet nodig hebt. Want voor je het weet ben je dichtgeslibd. En beperk je privemail op je werk. Dat zorgt namelijk voor onoverzichtelijkheid.
E-mail ergernissen
- E-mails met losse gedachten, suggesties, tips
- Informatie die beter op intranet geplaatst kan worden
- Ongevraagde (periodieke) informatie, grappen
- Eindeloze stroom van cc-tjes ('ter info', of 'voor de zekerheid'). Dit zorgt ook over verwarring van de afhandeling van de mail
- Ontbrekende bijlage, terwijl ernaar wordt verwezen
- Verzoek om informatie die de verzender makkelijk zelf kan opzoeken
- Teveel verschillende onderwerpen. Zo is het moeilijk antwoorden
- Onduidelijkheden en misverstanden over follow-up
- Belangrijke informatie versnipperen over verschillende mails. Bv. een uitnodiging voor vergadering, een mail met agendapunten en een mail met routebeschrijving.
Bron: volkskrantbanen.nl, door Linda Beuvens 26.11.08
